Kompleksowa organizacja wielkoformatowego festiwalu
Organizacja festiwalu muzyczno-kulturalnego to znacznie więcej niż scena i artyści. To setki decyzji, dziesiątki dostawców i jeden zespół, który odpowiada za całość – od pierwszego maila do ostatniego gościa za bramką.
The X Festival organizowaliśmy przez trzy kolejne lata. Za każdym razem w innym miejscu. Za każdym razem od zera.
Nasza rola
Jako główny organizator przejęliśmy pełną odpowiedzialność za projekt: wybór i pozyskanie lokalizacji, koncepcję wydarzenia, budowę line-upu, kontraktację artystów, produkcję techniczną, strefy gastronomiczne, aranżację przestrzeni, strefy wystawców, marketing i nadzór produkcyjny w dniu wydarzenia.
Trzy edycje, trzy miasta, rosnąca skala
Pierwsza edycja odbyła się w Przyłęku – zgromadziliśmy 400 uczestników, format testowy, nauka na żywym organizmie. Druga przeniosła się do Fortu Łomża – 600 osób, trzy sceny, bardziej rozbudowany program. Trzecia wylądowała w Płocku — 800 uczestników i pełna produkcja festiwalowa.
Zmiana lokalizacji co roku to nie kosmetyczna zmiana planu. Każde miejsce ma inną infrastrukturę, inne ograniczenia techniczne, inną logistykę dojazdu i zaplecza. Każdą edycję zaczynaliśmy od wizji lokalnej i analizy od podstaw tj.: dostępności komunikacyjnej, możliwości technicznych, infrastruktury sanitarnej i potencjału aranżacyjnego.
Kiedy coś idzie nie tak
W Płocku okazało się, że lokalizacja nie ma dostępu do wody. Żeby napełnić mauzery dociążające scenę, dogadaliśmy się z beczkowozem i pożyczyliśmy węże od straży pożarnej. Scena stała stabilnie, festiwal ruszył o czasie.
W Łomży kilka godzin przed rozpoczęciem padły głośniki. Znaleźliśmy firmę zastępczą, sprzęt dotarł na czas — żaden z uczestników nie wiedział, że coś się wydarzyło.
Kilkoro artystów miało opóźnienia. Jeden nie dojechał w ogóle. Harmonogram przebudowaliśmy na żywo, bez paniki i bez widocznych dziur w programie.
Proces, czyli co stało za każdą edycją
The X Festival był projektem wymagającym połączenia kompetencji produkcyjnych, logistycznych i kreatywnych. Za każdą edycją stała ta sama praca: wybór lokalizacji, negocjacje z władzami, ogłoszenie wydarzenia wśród lokalnej społeczności, line-up, produkcja techniczna, gastronomia, aranżacja przestrzeni, koordynacja wolontariuszy, ochrona, obsługa medialna, marketing i logistyka. Diuna Group przejęła odpowiedzialność za każdy etap – od wyboru lokalizacji po wywóz sprzętu po evencie.
To kolejny przykład projektu, w którym udowodniliśmy, że skuteczna organizacja wydarzeń to nie tylko koordynacja pojedynczych usług, ale przede wszystkim umiejętność zarządzania całym doświadczeniem uczestnika.
Co dalej
Czwarta edycja The X Festival odbędzie się w październiku w Warszawie, tym razem na Waldorffa25, industrialnej przestrzeni eventowej przy Forcie Bema, którą współtworzymy.
Festiwal wraca. Tym razem we własnym domu.
