Podczas przygotowań do jednej z konferencji, w której wspieraliśmy organizatorów tłumaczeniem symultanicznym, dostrzegliśmy możliwość usprawnienia organizacji strefy cateringowej. Podczas omawiania agendy dostrzegliśmy kilka niebezpieczeństw, dlatego zaproponowaliśmy kilka zmian, które poprawiły komfort gości. Zależało nam na tym, aby uczestnicy mogli cieszyć się wydarzeniem bez długiego oczekiwania w kolejce czy ograniczonego dostępu do pełnego menu.
Zwróciliśmy uwagę klienta i osób odpowiedzialnych za catering na możliwe usprawnienia:
- Lepsza organizacja strefy bufetowej – pierwotne ustawienie jedzenia generowałoby długi czas oczekiwania w kolejce, a przez to wydłużone przerwy, uczestnicy mogliby nie mieć możliwości skorzystania z bufetu. Zaproponowaliśmy ustawienie kilku stanowisk z jedzeniem zamiast jednego długiego rzędu. Dzięki temu kolejki były krótsze i każdy miał dostęp do pełnej oferty dań.
- Menu dopasowane do uczestników – zwróciliśmy uwagę, że małe porcje degustacyjne nie odpowiadają oczekiwaniom uczestników, którzy byliby głodni i niezadowoleni, co przełożyłoby się na ich brak skupienia. Wprowadzono bardziej sycące, zbilansowane dania.
- Optymalizacja harmonogramu serwowania napojów – zauważyliśmy, że w planie wydarzenia bardzo wcześnie rozpoczyna się serwis napoi alkoholowych. Zaproponowaliśmy zmiany w planie wieczornej kolacji, aby uczestnicy mogli w pełni wykorzystać program szkoleniowy kolejnego dnia.
Dzięki naszym rozwiązaniom został zapewniony płynny przebieg przerw i zadowalający dostęp do posiłków. Organizatorzy docenili naszą elastyczność i zaangażowanie nie tylko w tłumaczenia, ale także w zapewnienie jak najlepszych warunków na całym wydarzeniu. Konferencja przebiegła płynnie, a uczestnicy mogli w pełni skupić się na jej merytorycznej części.
